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こんにちは！
SMILEVISAです。
特定技能外国人を自社で受け入れる場合、必ず発生するのが随時届け出です。
ついつい忘れがちな随時届け出ですが、この届出を忘れてしまうと、今後の特定技能の受け入れが難しくなる可能性があるので受け入れ企業はしっかりと抑えておく必要があります。
今回は特定技能を受け入れた後に発生する「随時届出」とは何か？そして、届出時期や提出書類について詳しく解説していきます。
そもそも、特定技能の随時届出とは？
「随時届出」とは、受入れ企業の特定技能外国人の受け入れ状況を出入国在留管理庁へ報告するための制度です。
出入国在留管理庁が定めている届出には2種類あり、定期的に年４回行う「定期届出」と、受け入れ状況に変化があった場合に行う「随時届出」があります。
今回の記事で紹介している随時届け出は、例えば特定技能外国人の退職や、雇用条件（給与や就労場所等）の変更などがあった場合に、その都度届けるものになります。
随時届出は受け入れ機関の責任で行わなければならず、忘れてしまうと受け入れの継続ができなくなってしまう可能性があるため、注意が必要になります。
また、随時届出は受け入れ企業側にすべての責任がありますので、随時届出が必要になるタイミングについては、受け入れ企業自身でしっかりと把握しておきましょう。
随時届出の提出期限は？
提出期限は「報告すべき内容が発生してから14日以内」です。
例えばですが、退職を例にとってみると、2月半ばに特定技能外国人より「3月末で退職したい」と申し出があったとします。
その場合、受入れ企業は退職の申し出があった時点で一度、そして実際に外国人が退職した後にも退職を終えたという随時報告を出さなくてはならないため、退職に関しては基本的に2回の届け出が必要となります。（※申し出から退職までが極端に短い場合は同時に提出となります）
基本的には随時届け出については、報告すべき内容が発生してから14日以内となりますので落ち着いて書類を作成し、提出するようにすれば問題ありません。（SMILEVISAでは自動で書類を作成・出力ができます）
随時届出はどこに提出する？
届出の提出先は、届出方法によって異なります。具体的には以下の通りです。
・窓口に持参する場合
特定技能所属機関の本店の住所を管轄する地方出入国在留管理官署へ直接持参します。（空港支局を除く）
・書類を郵送する場合
身分証明書の写しを同封の上、特定技能所属機関の本店の住所を管轄する地方出入国在留管理官署宛てに送付します。その際、封筒の表面に朱書きで「特定技能届出書在中」等と記載します。
・インターネットで申請する場合
出入国在留管理庁電子届出システムを利用して届出をします。利用するには事前に利用者情報登録を行う必要があります。
随時届出はいつ＆何を提出する？
以下では随時届出が必要になるタイミングについて詳しく解説します。
タイミング①：特定技能外国人の雇用契約を変更したとき
雇用契約の内容に変更があった場合は、随時届出により、そのことを出入国在留管理庁に報告します。具体的には以下の通りです。
①雇用契約の内容に変更があった
特定技能の受け入れに関して変更があった場合には、その内容を出入国在留管理庁に報告します。以下は雇用契約変更とみなされる例の一部です。
- 雇用契約期間
- 労働時間等
- 社会保険・労働保険の加入状況
- 就業の場所
- 休日
- 退職に関する事項
- 従事すべき業務の内容
- 休暇
- 賃金
- 健康診断
雇用契約の変更をした場合の随時届け出の具体的な方法についてはこちらの記事「【特定技能/随時届け出】特定技能の雇用契約の内容を変更した場合の届け出マニュアル」にて解説しています。
②雇用契約を終了した（特定技能外国人が退職した）
特定技能を受け入れている企業で働いている外国人と、何らかの理由により雇用契約を終了することになった場合に報告します。
雇用契約の終了に至る理由としては、主に以下のものがあります。
- 雇用契約の終期が到来
- 受け入れ企業の都合による終了（経営上の都合、基準不適合、雇用主（個人事業主）の死亡など）
- 外国人の都合による終了（死亡、病気・怪我、行方不明、重責解雇、自己都合解雇）
※特に「2. 受け入れ側都合による終了」の場合は、届出とは別に求職者の転職活動支援が必要になってくるため注意が必要です。具体的には転職先探し、推薦状の作成等、求職活動を行うための有給休暇の付与を行います。
詳しくはこちらの記事「【特定技能/随時届け出】特定技能の雇用契約を終了した場合の届け出マニュアル」にて解説しています。
③新しく雇用契約を結び直した（再度、同じ特定技能外国人を雇用した）
外国人が雇用契約を終了した後、在留期限内に再度同じ企業にて雇用契約を締結した場合に報告が必要となります。
具体的には、一度退職した特定技能外国人が同じ受け入れ企業に戻ってきた場合や、脱退一時金の申請のため一度退職して再度雇用してほしいと要望があった場合などが該当します。
詳しくはこちらの記事「【特定技能/随時届け出】特定技能の新たな雇用契約を締結したときの届出マニュアル」にて解説しています。
タイミング② 支援計画の変更
支援計画を変更した場合も、随時届出をします。具体的には、以下の項目を変更した場合には届出が必要です。
- 事前ガイダンス
- 出入国する際の送迎
- 適切な住居の確保・生活に必要な契約に係る支援
- 生活オリエンテーションの実施
- 日本語学習の機会の提供
- 相談又は苦情への対応
- 日本人との交流促進に係る支援
- 非自発的離職時の転職支援
- 定期的な面談の実施・行政機関への通報
詳しくはこちらの記事「【特定技能/随時届け出】支援計画の内容を変更した場合の届け出マニュアル」にて解説しています。
タイミング③： 支援委託機関の変更（組合や登録支援機関を変更した、自社支援を始めた）
支援委託機関に関する変更した際も届出が必要です。具体的には以下の通りです。
①支援機関と新たに契約を結んだ
特定技能を受け入れている企業が、新しい支援機関と契約を結んだ場合に報告します。
詳しくはこちらの記事にて解説しています。
「【特定技能/随時届け出】支援委託契約を終了した＆新しく別の登録支援機関と支援委託契約を締結したときの届出マニュアル」
②支援委託契約内容が変更になった
特定技能を受け入れている企業が、支援委託契約内容に何らかの変更があった場合に報告します。
例えば、支援委託をする期間や管理費が変更になった場合が該当します。
詳しくはこちらの記事にて解説しています。
「【特定技能/随時届け出】支援委託契約の内容を変更した場合の届け出マニュアル」
③支援委託契約を終了した・自社支援を始めた
特定技能を受け入れている企業が、現在の支援委託契約を終了した場合に報告します。
詳しくはこちらの記事にて解説しています。
「【特定技能/随時届け出】支援委託契約を終了した＆新しく別の登録支援機関と支援委託契約を締結したときの届出マニュアル」
また、自社支援を始めた場合も報告が必要になります.
詳しくはこちらの記事にて解説しています。
【特定技能/随時届け出】自社支援へ切り替える場合の届け出マニュアル
タイミング④：外国人受け入れが難しくなった（外国人の退職）
何らかの事情で、外国人の受け入れが難しくなった場合も届出が必要です。出入国在留管理庁では受け入れ困難と呼ばれますが、実際には経営上の理由でリストラをせざるを得なくなったり、外国人が自己都合で退職を希望した場合などになります。
主な理由は以下の通りです。
- 経営上の問題
- 外国人の死亡やケガ
- 外国人の帰国や行方不明
- 外国人の自己都合退職
詳しくはこちらの記事にて詳しく解説しています。
※通常は受け入れ困難になった場合、特定技能雇用契約の終了も迎えるため、先に受け入れ困難の届出をし、その後に特定技能雇用契約の終了に係る届出を行う必要があります。
※万が一受け入れ困難の届出が間に合わなかった場合は、特定技能雇用契約の終了に係る届出と一緒に提出してください。
タイミング⑤ ：不正行為があった
不正行為があった場合も届出が必要です。不正行為の例は以下の通りです。
- 外国人に対しての暴行、脅迫、監禁
- 外国人の人権を著しく侵害する行為
- 特定技能に係る届出をしない、もしくは虚偽の届出をした
- 外国人のパスポートもしくは在留カードを取り上げる
- 虚偽文書を作成もしくは提供
- 入管への報告や、求められた調査について応じない
- 外国人に支給する給与の不払い
- 保証金等違反行為
- 改善命令処分に対して従わない
- 外国人の外出や私生活の自由を不当に制限する
- 保証金等違反行為を行う仲介業やの紹介を受けて特定技能外国人を雇用した
- その他の出入国・労働に関する法令に関する不正をした
受入れ企業側もしくは外国人側に何か法に反する行為などがあった場合は、すみやかに出入国在留管理庁まで報告をしましょう。
特定技能の随時報告に関してよくある質問
Q1. 届出すべき14日以内を過ぎてしまったらどうしたら良いですか？
A. 過ぎてしまった場合でも可能な限り早めに提出をしてください。その際に、なぜ遅れたのかを理由を記載した理由書を一緒に提出します。理由書についてはこちらの記事（特定技能の申請で理由書や説明書の提出が必要になったら？書き方のコツやテンプレートを配布）にてフォーマットがダウンロードできます。
Q.２ 一度受け入れ困難の報告をしたら、今後は受け入れできないのでしょうか？
A. 受け入れ困難の状況が改善すれば、今後も受け入れができます。
Q3. 登録支援機関を他社に切り替える場合の提出書類はどうなりますか？
A. 委託契約の終了と、新規契約のどちらも必要です。定められた様式を2部用意し、別々に記入してください。契約の終了と切り替えがほぼ同時の場合は、まとめて提出してもOKです。
特定技能の管理業務を効率的に行うには？
今回は特定技能外国人の受け入れ後に必要な、「随時届出」について解説しました。煩雑な特定技能業務に追われて、うっかりすると届出を忘れてしまうため、どんな時に届出が必要なのかをきちんと押さえておくことが大切です。
また、定期報告や随時報告は受入れ企業の義務です。不備の内容に書類を作成し、期日までに出入国在留管理庁まで提出するようにしましょう。
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※本記事は現時点(2023年8月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。
