みなさんこんにちは、SMILEVISAです！

オンラインで在留申請ができるようになり、さっそく申請を始めようとしたら、「認証ID」が必要でできなかった、という声をよく聞きます。実は、オンライン在留申請システムを利用する前に利用手続きが必要になります。

認証IDは、利用手続きが完了してから受け取ることができます。

「利用手続き？なんだかめんどくさそう。」「オンライン申請するのに手続きが必要なら、窓口で申請した方が楽なのでは？」等、戸惑っている方も多いのではないでしょうか。

今回は、オンライン在留申請システムを利用する前に行う必要な利用手続きについて、詳しく解説します。

利用手続きの方法と注意点と押さえれば、次回からスムーズにオンライン在留申請システムを使うことができます。

初めに申請等取次者の承認を取得します

原則、在留期間更新許可申請等の在留申請や在留カードの受領、記載事項変更等の手続については、外国人本人が地方出入国在留管理局へ出頭することをルールとしています。

しかし近年、地方出入国在留管理局長が適当と認める者については、外国人本人の代わりに在留申請等の取次ぎを行うことを可能とする「申請等取次制度」を設定しました。

受入れ企業の職員が、外国人本人の代わりにオンライン在留申請システムを利用し、申請を行う行為も「申請等取次」に該当するため、在留申請を行う担当者は、必ず「申請等取次者の承認」を最初に取得するようにしましょう。

申請等取次者の承認の取得方法

では、申請等取次者の承認を取得する方法について解説していきます。

STEP①　研修会に参加し受講証明書を取得する

申請等取次者の承認に必要な書類は、以下の通りです。

• 申請等取次申出に係る提出書類一覧・確認表（新規手続用）（参考様式）
• 申請等取次申出書（別記第１号様式）
• 承認を受ける人物の写真（3cm×2.4cm）２葉
• 承認を受けようとする者の経歴書及び在職証明書（外国人の場合はこれに加えて在留カードの写し）
• 外国人の入国・在留手続に関する知識を有していることの疎明資料
• 登記事項証明書（法人の場合（登記事項証明書が提出できない場合は、会社等の概要が記されたパンフレット等））又は住民票の写し（個人の場合）
• 本人確認書類（本邦の公的機関が発行した身分証明書、健康保険証（保険者番号及び被保険者番号等記号・番号にマスキングが施されたものに限る。）、又は住民票（外国人の場合は在留カード、特別永住者証明書）のいずれかの写し）→郵送での申請の場合のみ
• 返信用封筒（定型封筒に宛先を明記の上、460円分の郵便切手（簡易書留用）を貼付したもの）

※出入国在留管理庁「受入れ機関等の職員の方」のページより抜粋

上記に「外国人の入国・在留手続に関する知識を有していることの疎明資料」とありますが、研修会の受講証明書を、同疎明資料として取り扱っています。

詳しい研修会の詳細は、出入国在留管理庁の出入国在留管理行政に関する研修会等を確認しましょう。

STEP②申請等取次申出書を記入する

次に申請等取次申出書を記入しましょう。

申請等取次申出書ダウンロードは、出入国在留管理庁のHPにありますので、確認しましょう。

申請等取次申出書【記入例】

STEP③申請等取次申請の際に必要な書類を集め、窓口や郵送で提出する

必要書類をもう一度確認し、最寄りの地方出入国在留管理局及び管下出張所の窓口または郵送にて提出しましょう。

地方出入国在留管理局及び管下出張所の一覧は、出入国在留管理庁のHPから確認することができます。

オンライン在留申請を行う利用手続きについて　

申請等取次者の承認を取得しましたら、次にオンライン在留申請システムの手続きに移りましょう。

オンライン在留申請システムを利用する前に、地方出入国在留管理局の窓口又は郵送により必要書類を提出し新規利用手続きを行い、承認を受ける事が必要です。

※出入国審査のみを担当する地方出入国在留管理局及び入国者収容所ではオンライン在留申請システムの利用手続きを受け付けていませんので、事前に確認しましょう。

必要書類

利用手続きの際、地方出入国在留管理局の窓口又は郵送により提出しなければならない書類は、以下の通りです。

• 在留申請オンラインシステム利用申出書
• 本人確認資料の写し
• 申請等取次申出の承認
• 在職証明書
• 登記事項証明書（法人の場合）又は住民票の写し（個人の場合）
• 返信用封筒

在留申請オンラインシステムの利用手続きに関するフォーマットは、出入国在留管理庁のHPに掲載されています。

次に書類の注意点について説明します。

本人確認書類の写し

本人確認書類は、以下の書類を用意しましょう。万が一に備え２種類あると安心です。

• 身分証明書
• 健康保険証（健康保険番号や記号にマスキングをしてコピーしてください。）
• 運転免許証
• 戸籍謄本
• 外国人の方の場合は、在留カード、特別永住者証明書

※窓口で提出する場合、原本を提示すれば写しの提出は不要です。

在職証明書

3ヶ月以内に発行された物。社印は不要です。

登記事項証明書又は住民票の写し

受入れ企業は、登記事項証明書（登記事項証明書が提出できない場合は、会社等の概要が記され
たパンフレット等）の提出が必要になります。個人の場合は、住民票の写しが必要となります。

必要書類が一式揃いましたら、最寄りの地方出入国在留管理局（オンライン在留申請システムの利用手続きを受け付けている管理局）の窓口又は郵送にて提出しましょう。

オンライン在留申請を行う必要手続きの注意点

オンライン在留申請利用手続きの結果について

オンライン在留申請利用手続きの結果は、利用申出書に記載したメールアドレス宛てにメールでお知らせします。結果メールは利用手続きから1週間～2週間程度かかります。

オンライン在留申請システムの始め方

メール本文中にあるＵＲＬからログインし、パスワードの設定を行うと、ログインに必要な「認証ＩＤ」をメールで受け取ることができます。

認証IDとパスワードで、オンライン在留申請システムを始めることができます。

オンライン在留申請システムの詳しい利用方法は下記のブログで紹介してあります。

オンライン在留申請利用手続きの有効期間

実は、オンライン在留申請の認証IDには、有効期間があります。有効期間は、利用手続きが承認された後、パスワードを設定してから１年間です。

オンライン在留申請システムの利用の継続を希望する場合は、1ヶ月前に有効期限に関するメールが届きますので、定期報告を行ってください。
　

オンライン在留申請の認証IDは使いまわしができない

認証IDは、個人に対して付与しています。ですので、もし、職場の在留申請の担当が移動、あるいは退職した場合、追加利用申出の申請行うことが必要です。

まとめ

以上オンライン在留申請の利用手続きについて紹介しました。外国人の代わりに申請する場合は、申請等取次者の承認を取得し、オンライン在留申請システムの必要書類を提出してしまえば、認証IDを受け取りオンライン在留申請システムを利用することができます。

在留申請の担当が移動や退職した場合は、追加利用申出をすれば新しく認証IDを受け取り、引き続きオンライン在留申請システムを利用することができますので、利用手続きを行う際は、余裕をもって申請してください。

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※本記事は現時点(2024年9月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。