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みなさんこんにちは！
SMILEVISAです。
前回の記事にて、特定技能の支援にはどんな方法がある？実例をもとに詳しく解説！というタイトルで、特定技能の自社支援を始める際にはどんな方法があるのかを詳しくご紹介しました。
今回の記事では、自社支援を始める受け入れ企業で成功する企業と失敗する企業の特徴をまとめてみました。また、色々なトラブルに見舞われて失敗してしまった…というケースとその対策についてご紹介します。
せっかく自社支援を始めてコストを削減しようと思ったのに、結局はそれ以上のコストがかかってしまった…となってしまってはとてもガッカリですよね。そのような結果にならないためにも、是非最後までお付き合いください♪
特定技能の自社支援で失敗するケース①社内のリソース不足
特定技能外国人を自社で支援する場合、必ず特定技能外国人を支援する立場のスタッフを最低でも1名は用意しなくてはいけません。こちらは特定技能外国人の支援責任者・担当者と呼ばれますが、支援責任者と担当者は兼任でも問題ないため、実質1名用意できればいいということになります。
新たに支援を担当するスタッフを1名採用するとコストも手間もかかりますが、実際には社内の中で兼任という形で支援担当者を立てることもできます。多くの企業では兼任という形でコストを抑えつつ、特定技能外国人の支援を行っています。
しかし、社内で支援を担当する人材を確保する際に、明らかに通常業務で手が回っていないにもかかわらず特定技能外国人の支援を担当させたり、新しく採用する際も十分な研修や経験がないまま業務をさせたりして十分な支援業務を行うことができなかった場合、自社支援を続けることが難しくなり、失敗に終わってしまうケースが多いようです。
特定技能の自社支援で失敗するケース②書類作成・申請のノウハウ不足
特定技能外国人の支援を自社で行う場合、出入国在留管理庁に対する書類の作成や申請業務は必須となります。こちらの業務に関しては行政書士事務所などに委託している受け入れ企業も多いのですが、1名単位でコストがかかるため自社で行う受け入れ企業が増えてきています。
しかし、特定技能外国人の書類については煩雑であり、多くの書類を提出する必要があります。特定技能外国人が1名～3名くらいだとよいのですが、それ以上になってくる場合に書類業務を手動で行うと膨大な時間や作業コストが負担になってきます。
知識がなく、書類作業に慣れていないまま進めてしまうと時間もかかり、ミスなども増えてしまい結局は想像以上の時間がかかったり、最悪の場合は書類不備で審査が下りないというケースも起こりえます。
こんなに書類だけで時間がかかってしまうはずではなかった…と感じる企業も多いようです。
特定技能の自社支援で失敗するケース③管理業務の経験不足
特定技能外国人を自社で支援する場合、これまで支援委託していた業務内容を全て自分たちで行う必要があります。自社支援に切り替えた場合に発生する業務としては主に以下のようなものがあります。
特定技能を自社支援に切り替えるとどんな業務が発生する？業務内容について解説！
※詳しい支援業務についてはこちらの記事を参照ください
数多くの支援業務が年間を通じて発生しますが、実際に業務経験がないままに支援委託機関との契約を切ってしまうと、社内のスタッフがどのように進めればいいのかわからずに大きな混乱をきたす事があります。
適切な支援業務ができない場合や、支援の切り替えや必要な随時報告が出来なかった場合には、翌年からの特定技能外国人の受け入れが難しくなることがあります。
弊社にご相談に来られる受け入れ企業様の中には、今まで支援業務については見てきたしなんとなくわかるから大丈夫！という方もいらっしゃいますが、失敗すると大きな混乱をきたしてしまうこともあるため注意が必要です。
特に、随時届出についてはイレギュラーに発生するイベントになりますので、うっかり忘れないようにしないといけません。随時届出の詳細については下記の記事で詳しく解説しています。
特定技能の自社支援で成功する企業とは？
これまで、特定技能の自社支援を始める際に起こりがちな失敗パターンについて見てきましたが、実際に特定技能の自社支援を成功させる企業が抑えているポイントとはどこにあるのでしょうか？
実際に自社支援を成功させている企業の特徴を以下の通りまとめてみました。
①いきなりではなく、段階的に特定技能の自社支援を進めている
多くの受け入れ企業で陥りがちなパターンとして、いきなり自社支援を始めてしまうという点があげられます。
登録支援機関や行政書士にかかる費用をカットしようとノウハウがないままにいきなり契約を切ってしまい、実際にはどうやっていいのかわからずに大きな混乱を招いてしまったり、今後の特定技能の受け入れに響いてしまったりということが多いのです。
しかし、特定技能の自社支援を成功させている企業に共通の特徴は、【無理をしない】という点にあります。
いきなり自社支援を成功させれば確かに大幅なコストカットになるのですが、成功している企業では徐々にノウハウを学びながら自社支援を慎重に進めているという特徴があります。
そのため、特定技能の自社支援を始める際には少しづつ、ステップアップするという形で学びつつ、数年後には完全に自社支援という形で移行していくと成功率が大幅にアップします。
②特定技能外国人に関わる社内の人員配置をうまく行っている
特定技能の自社支援を始める際には、前述の通り必ず支援責任者・担当者が必要になります。多くの企業では人員配置を行い、兼任という形で支援するスタッフを決めることになりますが、明らかに無理な人事異動は業務のしわ寄せを生み出します。
特定技能の自社支援を成功させる受け入れ企業は、人員配置を無理のない範囲で行っています。社内のリソースに不安がある場合は、新しく特定技能関係の仕事をしていた経験者を採用したり、新人であってもきちんと研修をしています。
社内で担当者を決める場合にも、多くの時間を特定技能の支援に使えるスタッフを配置するなど、工夫をしています。
③特定技能の書類作成や申請についてシステムなどを導入し、効率化を図っている
特定技能外国人を受け入れる際の書類作成や申請は、残念ながらかなり煩雑なものとなっています。しかし、入管が定めた方法に従って進めれば難しいことはありません。
特定技能の自社支援に成功している受け入れ企業の特徴として、無駄な作業を省き、最大限に書類業務を効率化しているという点にあります。特に、今後多くの特定技能外国人を増やしていこうとする企業ほど、業務を効率化する工夫を行っています。
具体的には、特定技能外国人に特化した書類作成クラウドサービスやシステムを導入し、社内で書類作成の手間を効率化したり、なるべく紙の作業を減らすなどの工夫をしています。
また、書類作成の中で雇用する特定技能外国人の母国語での書類作成などもありますが、こちらも自動翻訳機能の付いたシステムを導入するなどして業務にかかる時間を削減するのもひとつの方法です。
特定技能の自社支援を成功させるために
以上、特定技能外国人の自社支援を始めるうえで成功する企業と失敗する企業の特徴についてまとめました。
これまで様々な受入れ企業様を見ている中でのよくあるパターンとして紹介させていただきましたが、スムーズな自社支援への切り替えは計画性が大事であり、一朝一夕では実現は難しいと言えます。
実際には管理委託していたほうがメリットが大きい企業もありますし、一方では自社支援を行うことによって大幅なコスト削減を実現できる企業様など条件・状況によって様々です。
SMILEVISAでは自社支援を始める企業様にヒアリングを行い、どのようなプランが最適かをご提案させていただきます。
現在、自社支援をご検討中の方はぜひお気軽にご相談下さい！
