みなさん、こんにちは。SMILEVISAです！
企業が特定技能外国人を雇用する場合、出入国管理局へ「届出」を提出することが義務付けられています。

届出には定期届出と随時届出の2種類があり、誰が提出するのかが定められているため、ルールを理解しなければなりません。登録支援機関がすべてやってくれているから大丈夫、と考えている受入れ企業の方が多いようですが、実はこれはとても危険なサインです。

出入国在留管理庁へ提出する書類は、受入れ機関が出すべきもの、登録支援機関が出せばよいものは明確な定義があります。

そこで今回は、定期届出と随時届出に定められたルールを解説していきます。

そもそも定期届出・随時届出とは？

そもそも定期届出、随時届出とはどのようなものなのでしょうか。いつ提出するのかもあわせて、それぞれ詳しく見ていきましょう。

①定期届出とは

定期届出とは、年4回、定期的に出入国管理局に報告する届出のことです。
報告する内容は以下の通りです。

• 特定技能外国人の受入れ状況
• 特定技能外国人の活動状況
• 支援の実施状況

また、年に4回提出するようにとされていますが、時期は第1～4四半期といったように、下記の通りに区切られています。
当てはまる時期の受入れ・活動状況、支援実施状況を提出しましょう。

具体的な書類の作成や提出方法について、詳しくはこちらの記事で解説しています。

②随時届出とは

随時届出は特定技能外国人に関する状況に変更があった場合、その内容を出入国管理局に報告する届出のことです。具体的には、以下のようなケースが当てはまります。

• 雇用条件が変わった
• 退職した(雇用契約の終了)
• 新たな雇用契約を結んだ
• 雇用を続けることが困難な事態が起きた
• 支援計画が変わった　など

また、上記の状態が発生してから14日以内に提出することが求められています。

随時届出の具体的な方法について、詳しくはこちらの記事で解説しています。

定期届出は誰が出す？

定期届出には以下の2種類の提出書類があります。

• 受入れ・活動状況に係る届出(特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況など)
• 支援実施状況に係る届出(特定技能外国人の支援状況など)

受入れ・活動状況に係る届出は特定技能所属機関が提出する必要があります。さらに、支援実施状況に係る届出は一部委託を含み、支援の実施を自社で行っている場合は特定技能所属機関が提出しなければなりません。

ただし、支援の実施を登録支援機関に全部委託している場合は登録支援機関が提出します。

つまり、特定技能の受入れ企業が、

【自社で支援をしている場合】

定期届け出の書類は自社ですべて作成

【登録支援機関に委託の場合】

となりますので、違いを押さえておきましょう。

随時届出は誰が出す？

特定技能所属機関が提出する随時届出については、先ほど紹介したこちらの記事でまとめていますが、随時届け出については基本的にすべて特定技能外国人を受け入れている受入れ企業が提出する必要があります。

さらに、支援計画の変更については注意が必要です。一般的に登録支援機関が作成していることも多い支援計画書ですが、支援計画を変更した場合の届出については、支援を登録支援機関に全部委託している場合でも、特定技能所属機関から提出しなければなりません。

ただし、特定技能所属機関ではなく登録支援機関が提出する場合もあります。登録支援機関が随時届出を提出するのは、以下の3パターンです。

• 登録支援機関登録簿に掲載された内容に変更があった
• 登録支援機関としての活動を休止・廃止した
• （休止後に）登録支援機関としての活動を再開した

これらの内容については、受入れ機関ではなく登録支援機関が提出すればよいため、違いを押さえておきましょう。

定期届出・随時届出の提出方法

定期届出と随時届出の提出方法は、以下の2通りです。

• 郵便・持参して提出する
• インターネットで提出する

①郵便・持参して提出する場合

郵便・持参の場合、届出の提出先は特定技能所属機関の住所を管轄する地方入管局・支局となります。
法人の場合は、登記上の本店所在地を管轄する入管局が提出先となるので注意しましょう。

届出書作成者（特定技能所属機関の役職員）が窓口に持参する場合は、保険証や身分証明書など身分を証明できるものを提示しなければなりません。

郵送で提出する場合は、封筒に「特定技能届出書在中」などと記載し、届出書作成者（特定技能所属機関の役職員）の身分を証明できるものの写しを同封しましょう。

届出書作成者以外が届出書を提出する場合、以下の提出が求められています。

• 届出書作成者（特定技能所属機関の役職員）の身分を証明できるものの写し
• 届出書の提出者氏名、連絡先
• 届出提出者と特定技能所属機関との関係を明らかにする文書か資料(委任状があれば、委任状を添付)

②インターネットで提出する場合

インターネットで提出する場合は、「出入国在留管理庁電子届出システム」を利用することになります。
利用料は無料で24時間365日利用できますが、事前に利用者登録が必要です。
(詳しくはこちら　出入国在留管理庁電子届出システムポータルサイト | 出入国在留管理庁 (moj.go.jp)　)

定期届出・随時届出はルールを理解し、提出しましょう

今回は定期届出と随時届出に定められたルールを解説しました。
特定技能所属機関が出さなければいけない届出であるにもかかわらず、登録支援機関が提出するものだと勘違いしてしまっていたというケースもあります。

届出が適正に出されていない場合、特定技能所属機関は引き続き特定技能外国人を受入れることができません。特定技能所属機関が出さなければならない定期届出と随時届出を理解し、漏れのないようにしましょう。

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 ※本記事は現時点(2024年11月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国 在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。