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みなさんこんにちは、SMILEVISAです！
特定技能外国人を受入れたいと考えたとき、どのように採用すべきか悩んでしまう企業は多いのではないでしょうか。
希望する人材は見つかるのか、採用にかかる費用についても気になりますよね。
そんなときに、特定技能の採用方法の1つとして、ハローワークの利用を考えてみてはいかがでしょうか？
「そもそも、ハローワークで特定技能は採用できるの？」
「日本人の採用と違って手続きが複雑じゃないの？」
など、気になる部分もあるかと思います。
そこで今回は、特定技能をハローワークで採用することは可能なのか、具体的な方法について詳しく解説していきます。
特定技能はハローワークで採用できる？
結論からお伝えしますが、特定技能はハローワークで採用できます。
ハローワーク(公共職業安定所)とは、仕事を探している人や採用したい企業に対して、サービスを無償で提供する機関です。
厚生労働省が運営しており、全国に500か所以上のハローワークが設置されています。
ハローワークでは日本で就労が認められている外国人に対して、在留資格に応じてどのような仕事ができるのか、技能水準や日本語能力を考慮したうえで職業紹介を行っています。
国内での募集に限りますが、ハローワークでは特定技能の求人募集も可能なのです。受入れ企業は日本人の求人と同じように外国人を募集し、採用するまでハローワークのサポートを受けることができます。
さらに、ハローワークには外国人を専門とした窓口もあります。仕事を探している外国人と外国人を受け入れたい企業がお互いに利用しやすく、今後も利用者は増えていくのではないでしょうか。
外国人の雇用に特化したハローワークについては、下記の見出しで詳しく解説しています。
それでは、ハローワークで特定技能を採用するための具体的な方法を見ていきましょう。
特定技能外国人をハローワークで採用するための具体的な方法を解説！
では早速、どのように特定技能外国人をハローワークで採用するのかを説明していきます。
ハローワークへの求人の申し込み方法は？
はじめに、特定技能外国人をハローワークで採用するためには、ハローワークへの事業所情報と求人情報の登録手続きが必要です。
申し込み手続きは、受入れ企業の所在地を管轄するハローワークに申し込みましょう。
※こちらの厚生労働省HPから、全国に設置されているハローワークが確認できます。
手続きの方法には、次の２パターンがあります。
①ハローワークに出向いて申し込む方法
受入れ企業の所在地を管轄するハローワークに出向いて申し込みます。
ハローワーク内にある端末から求人情報を仮登録または、用意されている事業所登録シート(紙面)を記入します。その後、ハローワークの窓口で本登録をすることで求人が公開されます。
➁会社のパソコンから申し込む方法
事前に会社のパソコン等で求人情報を仮登録してから、ハローワークで本登録を行います。
会社のパソコンから手続きする場合は、こちらのハローワークインターネットサービスにおいて「求人者マイページ」を開設する必要があります。
下記の登録ページが表示されますので、手順にしたがって求人者マイページの登録を行いましょう。
ハローワークインターネットサービス｜求人者マイページアカウント登録より引用
マイページの開設手順は下記のとおりです。
- メールアドレスの登録
- アカウント仮登録完了通知メールの受信
- パスワードとアカウント仮登録完了通知メールに記載されている「認証キー」の入力
- 求人者マイページアカウントの登録完了
ハローワークへの手続き方法を確認したところで、実際に利用するための手続きから特定技能外国人を採用するまでの流れを見ていきましょう。
ステップ①事業所情報の登録(仮登録)
はじめてハローワークを利用する場合は、事業所情報の登録が必要です。
ハローワークに設置されている端末または、ハローワークインターネットサービスのHPから、下記の登録画面に従って順に入力していきます。
ハローワークインターネットサービス｜事業所情報の入力より引用
事業所情報で入力する項目は、下記の6つです。
- 企業基本情報(法人名、所在地、設立年、資本金など)
- 事業所基本情報(事業所名、代表者名、所在地など)
- 事業所詳細情報(事業内容、会社の特徴、社会保険など)
- 事業所就業場所情報(すでに記入した事業所のほか、工場や支店など)
- 事業所PR情報(おもな取引先や関連会社、福利厚生・研修制度など)
- 画像情報(企業の外観や仕事内容の写真など)
ここで登録した内容は、ハローワークの求人情報・求人票にも共通して掲載されます。
ハローワークで仕事を探す外国人にとって注目度の高い項目となるため、企業のアピールポイントなどを分かりやすく記入しましょう。
※会社のパソコンを使って求人者マイページから入力する場合は、アカウントを登録した翌日から14日以内に登録を完了してください。
事業所情報の登録(仮登録)が完了したら、次に求人情報の入力に進みます。
ステップ➁求人情報の入力(仮登録)
事業所情報の登録が終わったら、引き続き求人情報を入力していきましょう。
求人情報は、職種別・就業場所別・雇用形態別・フルタイム・パートタイム別に入力します。
※特定技能外国人はフルタイムで働くことが求められます。
求人情報で入力する項目は、下記の8つです。
- 求人区分等情報
- 事業所情報
- 仕事内容情報
- 賃金・手当情報
- 労働時間情報
- 保険・年金・定年等情報
- 求人PR情報
- 選考方法情報
ここで入力した求人情報は、そのまま採用後の労働条件になりますので、外国人に誤解のないように記載しましょう。
求人情報の入力が完了したら、次にハローワーク窓口での確認を行います。
ステップ③窓口での内容の確認
求人情報の入力後、ハローワークの窓口で最終確認をしたのちに登録内容が受理・公開されます。
仮登録の段階ではまだ求人情報は公開されず、窓口での確認のうえ、正式に求人情報が公開されます。
はじめて求人者マイページから申し込んだ場合は、状況に応じてハローワークの職員が事業所の訪問・電話などにより申し込み内容を確認します。
ステップ④求人情報の公開
申し込んだ求人は、ハローワークから仕事を探している人に対して公開し、情報提供を行います。また、受入れ企業の希望に応じてハローワークインターネットサービスでも公開されます。
ステップ⑤求職者の応募
ハローワークの求人情報を見て働きたいと希望している外国人に対して、ハローワークの職員が窓口で対応します。
求職者の応募があった場合はハローワークから連絡がありますので、条件の確認や面接日を決定しましょう。
オンラインのハローワークから応募があった場合は、求人者マイページに紹介状が発行され、応募があった旨が通知されます。
応募があったことを確認したら、求人者マイページのメッセージ機能や電話で応募者に連絡をとりましょう(外国人は電話よりもメールなどの方が理解しやすいです)。
お互いに都合の良い日を確認し、面接日を決定してください。
ステップ⑥採用選考
面接をしたのち、能力・適性に基づいた公正な採用選考を行いましょう。
ステップ⑦採用
採用・不採用を決定したら、結果に関わらず速やかに応募者とハローワークに連絡してください。
求人者マイページを開設している場合は、サイトのページから採用・不採用の連絡が可能です。
以上が、ハローワークで特定技能を採用する際の大まかな流れとなります。
ハローワークで外国人に特化した雇用サービスが利用できます
ハローワークに登録することで、下記の図のように、ハローワークが設置している外国人に特化したサービスが利用できます。
厚生労働省｜公共職業安定所(ハローワーク)の主な取組と実績より引用
ハローワークが設置している外国人雇用サービスでは、高度外国人に対する職業相談・職業紹介や、外国人を雇用する事業主への雇用管理に関する指導・援助を行っています。
今後も日本で働く特定技能は増えていくことが考えられますので、外国人の雇用に特化したハローワークのサービスを利用することで、さらに特定技能外国人を採用しやすくなるでしょう。
ハローワークで採用する際の注意点は？
特定技能の採用は公正な決定と人権に配慮する
ハローワークで求人募集をする際には、外国人のみを対象にしたり、外国人が募集できなかったりする内容の求人を出すことはできません。国籍を条件とするのではなく、スキルや能力に重点をおいて求人を出しましょう。
特定技能外国人を採用する際にも、公正な選考と人権上の理由から、面接時に国籍などの質問はしないように注意してください。
特定技能の条件を満たしているか確認する
ハローワークで仕事を探している外国人は、特定技能として働いている外国人が転職したい場合やこれから特定技能になりたい技能実習修了者など、それぞれ違った状況が考えられます。
卒業後の留学生が特定技能になる場合、まずは特定技能に必要な試験に合格しているか確認しましょう。
特定技能から転職する場合は、以前と同じ分野であるか確認します。分野が違う場合は分野別の特定技能評価試験に合格しなければなりません。
それぞれの状況に応じて、採用する外国人が特定技能の条件を満たしているのか、これから手続きが必要なのかを確認しておきましょう。
求人票は外国人に分かりやすく丁寧に作成する
日本人を採用する際も重要な求人票ですが、外国人を採用する場合は、とくに下記の点に気をつけて求人票を作成しましょう。
- 業務内容は細かくすべて記載する(採用後に求人に書いてなかったという理由で、業務にてトラブルが起こることもあります)。
- 報酬(月収と年収)や福利厚生のほかにも、企業の経営方針・教育訓練制度、職場の雰囲気なども分かりやすく記載する(外国人が企業の雰囲気をイメージしやすいように)。
- 可能な限り求人票は多言語で記載し、国籍や人種を特定した書き方をしない。
掲載期間前に求人募集を終了する場合はハローワークへ連絡を
登録した求人情報の有効期限は、原則として翌々月末までです。
例えば、4月1日に求人登録が受理された場合は、６月30日まで求人情報が公開されます。
求人の掲載期限より前に募集を終了したい場合は、速やかにハローワークへ連絡しましょう。
特定技能の採用後は雇用状況届出を忘れずに
特定技能外国人を雇用したあとは、雇用した翌月の10日までにハローワークへ雇用状況届出を行いましょう。
雇用状況届出とは、外国人労働者の雇用の安定と改善や再就職支援などを目的とし、外国人を雇用する企業に義務づけられているものです(在留資格「外交」「公用」「特別永住者」は除く)。
雇用状況届出は、ハローワークを利用していなくても必要です。忘れてしまうと罰則の対象になりますので、採用後は忘れず行いましょう。
ハローワークで即戦力となる特定技能が採用できます
以上、特定技能をハローワークで採用するための具体的な方法について解説しました。
ハローワークでは、日本国内で就労が認められている外国人の採用が可能です。
外国人に特化したサービスも受けられますので、特定技能を採用したいと考える企業はハローワークの活用も検討してみてはいかがでしょうか。
ハローワークで特定技能を採用する場合は、外国人の性格や文化の違いなど、日本人の採用と違ったポイントを押さえておくことが大切です。また、業務内容や待遇をよりわかりやすく伝える工夫が必要です。
即戦力となる特定技能を受入れるために、まずはハローワークを利用するための事業所登録から始めてみましょう。
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※本記事は現時点(2023年12月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。
