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みなさんこんにちは、SMILEVISAです！
特定技能外国人の受入れ企業が自社支援をする場合、必須条件の1つに、「役員または職員の中から、支援責任者及び支援担当者(事業所ごとに1名以上)を選任していること」という内容があります。
特定技能外国人を受入れるためには支援責任者や支援担当者が必要不可欠な存在であることがわかりますが、役員または職員なら誰でもなれるわけではありません。
「そもそも特定技能の支援責任者や支援担当者とは何なのか？」
「支援責任者や支援担当者になるためにはどのような条件があるのか？」
今回は特定技能の支援責任者と支援担当者についてのさまざまな疑問点や、実際の業務内容について詳しく解説していきます。
特定技能の支援責任者/支援担当者とは？
特定技能の支援責任者とは？
特定技能の支援責任者とは、特定技能外国人に対する支援の責任者であり、支援担当者を監督する立場にある人のことです。
支援責任者は受入れ企業の役員または職員である必要がありますが、常勤の職員でなくてもかまいません。支援担当者が適切な支援業務を実施できているか、支援の責任者として管理業務を行います。
特定技能の支援担当者とは？
特定技能の支援担当者とは、特定技能外国人の支援計画に基づき支援を行う人のことです。
特定技能の管理委託として、組合や登録支援機関へ支援業務を委託している場合は支援責任者（担当者）は社内で用意する必要がありません。しかし、これから特定技能外国人の自社支援を始めたい！となった場合は、社内に最低でも1名、担当者を用意する必要があります。
自社支援についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
支援担当者は受入れ企業の役員または職員であり、支援責任者と違って常勤であることが望まれます。出入国在留管理庁の運用要領においては、安定した支援を実施するために、支援担当者はパートの場合も正社員と同じようにフルタイムでの勤務が望ましいとされていますが、必要な支援が出来ればフルタイムでなくても問題はありません。
また、支援責任者が支援担当者を兼任することも可能です。基本的には、最低1名、受入れ企業に特定技能外国人の支援ができる担当者が在籍していればOKということになります。
特定技能の支援責任者/支援担当者になるための条件は？
特定技能の支援責任者や支援担当者になるための条件は下記のとおりです。
- 受入れ企業の役員または職員であり、過去2年間に中長期在留者の生活相談の業務を行った経験がある
- 支援業務を適正に実施できるとして出入国在留管理庁長官が認めた人
- 特定技能外国人の支援計画を中立な立場で実施できる人
特定技能の支援責任者や支援担当者になるには、特定技能外国人の支援業務を行った経験と、支援計画を中立にこなせる人であることが条件であるとわかります。
それでは上記の条件について、それぞれ詳しく解説していきます。
中長期在留者とは？
ここでいう中長期在留者とは、収入が発生する活動ができる在留資格（つまり就労資格）に限ります。
例として挙げるならば、技能実習、特定技能、技術・人文知識・国際業務などの在留資格が該当します。配偶者や永住権、留学生などの身分系の在留資格は含まれないのでご注意ください。
多くの特定技能外国人を受け入れている企業では、技能実習か特定技能外国人を受け入れていた経験があることが多いため、条件をクリアしていることが多いです。
生活相談業務の経験とは？
生活相談業務の経験とは、生活に関係する契約や生活オリエンテーション、定期面談などの支援があてはまります。
相談内容や実施件数を限定するものではありませんが、下記の内容は生活相談業務の実績とみなされないので注意してください。
- 職業紹介事業者が外国人に求人情報を紹介する
- 個人的な人間関係に伴う相談ボランティア活動
ちなみによくある質問として、2年間の継続した生活相談業務経験が必要なのか？というものがありますが、こちらは過去2年間の間に一定期間の経験があればOKということになります。
中立な立場で支援を実施できる人とは？
中立な立場で支援を実施できる人とは、特定技能外国人と異なる部署の職員であるなど、特定技能外国人に対して指揮命令権を持たない人のことをいいます。
ただし、異なる部署であっても実質的に指揮命令をし得る立場にある人は、条件を満たしておらず支援責任者や支援担当者になることはできません。
具体的には下記の場合があてはまります。
- 受入れ企業の代表取締役
- 外国人が所属する部署を監督する長(例：特定技能外国人が製造課の部署で働いている場合の製造部長にあたる人)
- 受入れ企業の役員の配偶者
- 受入れ企業の役員の親族
- 受入れ企業の役員と生活上密接な関係である人
組織図を作成した場合に縦のラインになる関係性の人は、特定技能外国人を監督する立場であるとされ、支援責任者/支援担当者の条件を満たしていないこととなります。
特定技能の支援責任者/支援担当者の選び方は？ポイントを解説
それでは実際に、受入れ企業は支援責任者や支援担当者をどのように選べばよいのでしょうか。
上記でお伝えしたように、支援責任者や支援担当者になるには中立な立場で支援が実施できる人であることが条件にあります。
条件を満たしているかどうかは、事業形態や特定技能外国人を監督する立場にある人と支援責任者または支援担当者との関係性なども考慮されます。
条件をふまえた上で、支援責任者と支援担当者の選び方には次の2パターンが考えられます。
- 受入れ企業内の職員から支援責任者と支援担当者をそれぞれ決定(または兼任)する
- 新たに支援責任者や支援担当者となる正社員かパート（アルバイト）を採用する
上記について、それぞれ詳しく見ていきましょう。
①受入れ企業内で誰かが兼任する場合
支援責任者と支援担当者は、特定技能外国人が活動する事業所ごとに1名以上を選任しなければなりませんが、兼任することも可能です。また、支援担当者が複数の特定技能外国人の支援を行うことも可能です。
受入れ企業内で誰かが兼任する場合は、兼任者の負担になりすぎていないか確認し、必要であれば業務内容を調整してください。また、兼任する場合は支援責任者・支援担当者双方の基準に適合しているか確認しましょう。
特定技能外国人を自社支援している多くの企業では、人事部、総務部、海外事業部、事務などの従業員が支援担当者になるケースが多くなっています。
②新たに正社員かパートを採用する場合
受入れ企業内に適任がいなければ、新しく支援責任者や支援担当者となる人材を採用する必要があります。
また、支援責任者は常勤の職員でなくてもかまいませんが、支援担当者は常勤の職員の採用が望ましいとされています。しかし、冒頭でもお伝えした通り、必要な支援ができる限りはパートタイムでも問題ありません。
例えばですが、受入れ企業の中には家族経営で社内に人材がいなかったり、雇用している特定技能外国人が少数であることがあります。
こういった場合は、事務職などでパートとして支援業務を担当する人を採用し、1日数時間、支援業務にあたってもらうという方法を取っているケースが多くなります。
特定技能の支援責任者/支援担当者の業務内容は？
支援責任者の業務内容
特定技能の支援責任者は支援担当者を監督する立場であり、具体的には下記の業務内容があります。
- 特定技能外国人の支援計画の作成
- 特定技能外国人の在留資格申請
- 支援担当者の管理
- 支援担当者以外の支援業務に関わる職員の管理
- 支援の進捗状況の確認
- 支援状況の届出に関する業務（定期届け出/随時届け出）
- 支援状況の関する帳簿の作成と保管
- 制度所管省庁、業所管省庁その他関係期間との連絡調整に関すること
- 定期的な面談(3か月に1回以上の頻度で行う)
- 相談苦情などの対応
そのほか、支援責任者は特定技能外国人の支援に必要な一切の事項に関する業務の管理を行います。
支援担当者の業務内容
特定技能の支援担当者は、特定技能外国人の支援計画で決められている10項目に沿って支援を行います。具体的には下記の支援項目が業務内容となります。
【出典】特定技能制度「外国人材の受入れ及び共生社会実現に向けた取組」｜出入国在留管理庁
支援担当者は職場での支援だけでなく、特定技能外国人の日本での生活に関わるさまざまな支援を実施していきます。
特定技能外国人を自社支援する場合に発生する業務については、こちらの記事で詳しく解説しています。
特定技能の支援責任者/支援担当者が注意することは？
特定技能の支援責任者や支援担当者は、特定技能外国人が安定して働き続けるために重要な役割があります。特定技能外国人が悩んでいたりトラブルが起きていたりした場合は、解決に向けて速やかに対応することが大切です。
定期的な面談では、出入国在留管理庁から定められた質問以外にも、担当者として質問したい項目について事前にアンケートを準備しておくのも良いでしょう。
労働基準法違反などがあった場合は通報しなければなりません。また、面談の相手は特定技能外国人だけではなく、特定技能外国人を監督する立場にある人とも実施します。
面談とは対面して話をすることをいいますが、漁業分野で働く場合は長期間の漁船での作業などにより、定期的な面談が困難な場合もあります。
その場合は、代わりに無線や船舶電話で連絡をとります。近くの港に帰港した際には、支援担当者が面談を行うなどの対応をしましょう。
定期面談については、こちらの記事で詳しく解説しています。
支援責任者/支援担当者は中立な立場での支援が大切です！
以上、支援責任者/支援担当者になるための条件や業務内容について解説しました。
特定技能外国人を受入れるために重要な役割のある支援責任者と支援担当者は、より良い支援のために意見を言い合える関係でなければなりません。相手に遠慮してしまう関係性では、思うように支援ができずに特定技能外国人の不安も増えてしまうのではないでしょうか。
今回お伝えした支援責任者と支援担当者になるための条件や業務内容を理解し、特定技能外国人が働きやすい支援体制をつくっていきましょう！
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※本記事は現時点(2023年8月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。
