みなさん、こんにちは。SMILEVISAです！

特定技能外国人を受入れる場合、企業は必要書類を準備したり、様々な申請を行ったりと、やるべきことは沢山あります。しかし、やるべきことが多いあまり、「結局何をすればいいの？」と困ってしまうという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、海外にいる特定技能外国人が来日する前に受入れ企業の担当者として、やるべきことを解説していきます。

特定技能外国人が来日するまでのスケジュール＆やるべきこと

まず、海外にいる特定技能外国人が来日するまでのスケジュールを把握しておきましょう。

表から分かるように、まず１番始めに行うのが事前ガイダンスの実施となります。

事前ガイダンスは特定技能外国人が来日する2～3ヵ月前に行うとされているため、それよりも前に、やるべきことのチェックリストを確認するようにしましょう。

特定技能外国人が来日する前にやるべきことのチェックリスト

では具体的に、特定技能外国人が来日する前にやるべきことのチェックリストを見ていきましょう。

①事前ガイダンスの実施

まず始めに企業がやるべきことは、事前ガイダンスの実施です。事前ガイダンスは、特定技能外国人と雇用契約を締結する前に行います。

内容としては、雇用条件や会社について、支援内容などを、特定技能外国人が十分に理解できる言語で説明します。

また、時間としては3時間で、テレビ電話や対話など特定技能外国人の顔が分かる状態で行うように定められています。

②雇用契約の締結

事前ガイダンスを終えたら、企業と特定技能外国人との間で雇用契約を締結します。

③必要書類の準備

特定技能外国人が海外にいる場合、在留資格認定証明書交付申請をする必要があります。
在留資格認定証明書交付申請をする際は、申請書以外にも写真や、企業に関する書類が必要となります。(必要書類はこちら→　在留資格「特定技能」 | 出入国在留管理庁 (moj.go.jp))

④支援計画書の作成

支援計画書とは、特定技能外国人が活動を安定的かつ円滑に行うことができるように、職業生活上、日常生活上、社会生活上においてサポートするためのものです。

支援内容は、特定技能外国人の日本での生活をサポートするために、下記の内容が法令で定められています。

・事前ガイダンスの実施
・出入国する際の送迎
・ 住居確保、生活に必要な支援
・生活オリエンテーションの実施
・ 公的手続などをする際の同行
・日本語学習の機会を提供
・相談や苦情、トラブルがあった際の対応
・日本人との交流を促進
・転職することになった場合の支援
・ 定期的な面談、行政機関への通報

また、特定技能外国人に対して支援計画に沿った支援を担当する支援担当者と支援責任者も選任しておく必要があります。

⑤申請書の作成

在留資格認定証明書交付申請書を作成します。
在留資格認定証明書交付申請書は、特定技能外国人本人に関する情報だけでなく、企業や雇用契約に関する情報も記入する必要があります。

⑥在留資格認定証明書の交付申請

申請書などの必要な書類が準備できたら、出入国在留管理庁に在留資格認定証明書交付申請をします。
在留資格認定証明書交付申請は基本的に外国人本人が行いますが、企業の職員や法定代理人、申請取次者が代わりに行うことも可能です。(リンク　在留資格認定証明書交付申請 | 出入国在留管理庁 (moj.go.jp)申請提出者)

在留資格認定証明書交付申請は無料であり、処理期間として通常は１～３か月ほどかかります。

⑦在留資格認定証明書を受け取り、外国人に送付

出入国在留管理庁から在留資格認定証明書が届いたら、現地にいる外国人へ郵送します。
EMSやFedEx、DHLなど、確実に届けられる方法を利用しましょう。
在留資格認定証明書を受け取った外国人は、日本大使館か領事館へ行き、ビザの発給申請を行います。

在留資格認定証はスキャンデータを外国人に送付することが可能ですが、原本を要求するその国独自の手続きがある可能性あります。そのため、事前に各国の機関に確認するようにしましょう。

⑧航空チケットの手配

外国人がビザを無事に受け取ったら、企業は航空チケットの手配をします。
航空チケット代は、基本的には外国人の負担となります。
手配した後にも、予約が完了しているかを改めて確認しておきましょう。

⑨当日の送迎準備

特定技能外国人が来日する当日に空港まで迎えに行くことは、企業側の義務です。
送迎方法については、以下の3つのパターンがおすすめです。

・社用車を使う(運転する場合は2種免許が必要)
・公共交通機関を利用する
・送迎業務を外部へ委託する

ただし、いずれの場合も支援担当者の同行は必須です。

特定技能外国人が来日する前に企業担当者がすべきこと

特定技能外国人がいよいよ来日して入国する、という前に、下記項目も合わせてチェックしておきましょう。

①航空チケットの確認

特定技能外国人に手配した航空チケットの日時や到着空港に間違いがないかを、確認しておきましょう。

②当日の服装を確認

空港には大勢の人がいるため、特定技能外国人をすぐに見つけられるように、特定技能外国人の顔写真を確認しておきましょう。
また、当日はどのような服装なのか、特徴なども合わせて確認しておくと安心です。

③ウェルカムボードの作成

空港で特定技能外国人を迎える際に、ウェルカムボードは必須です。
ウェルカムボードには、会社名や特定技能外国人の名前を母国語で記載しましょう。

④靴や服のサイズ確認

就業する際に制服や作業着が必要という場合、靴や服のサイズを事前に確認しておくと、スムーズに準備できます。

⑤印鑑の準備

特定技能外国人が母国で印鑑の準備ができそうであれば、印鑑を作成しておいてもらうように伝えておきます。

通訳の手配は必要？

事前オリエンテーションなどを含め、外国人の日本語能力が十分ではない場合、企業は通訳や翻訳を手配して円滑なコミュニケーションが取れるようにすることが義務付けられています。通訳を手配する際は、下記の方法で対応しましょう。

・フルタイムやパートタイムの通訳スタッフの雇用
・通訳や翻訳のオンラインサービスを利用
・留学生など、日本語と母国語の通訳ができるレベルの外国人や日本人と通話アプリなどを通して、いつでも連絡が取れるようにする

外国人の日本語能力が十分でない場合に通訳を手配するということは、企業が実施しなければならない支援に含まれます。
そのため、通訳を手配する際にかかる費用は企業の負担となるので、注意しましょう。

通訳翻訳については、こちらの記事（【自社支援】特定技能外国人の通訳翻訳はどうしたらいい？方法や費用について詳しく解説）で詳しく解説しています。

チェックリストを活用して漏れがないように！

今回は、特定技能外国人が来日する前にやるべきことやチェックリストを紹介しました。
また、ウェルカムボードの作成や、来日する当日の服装の確認など、特定技能外国人が来日して入国する前にやることも合わせて紹介しました。

特定技能外国人が来日する前にやるべきことを、チェックリストを活用して、漏れがないように確認しておきましょう。

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 ※本記事は現時点(2023 年6月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書 式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国 在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。