みなさんこんにちは、SMILEVISAです！

特定技能を受け入れる際に、特定技能外国人に対する支援を行う機関を「登録支援機関」と呼びます。登録支援機関は、受入れ企業に代わり1号特定技能外国人の生活や労働環境をサポートし、日本の社会にスムーズに溶け込めるための支援を行う機関です。

特定技能は、出入国在留管理庁より様々な支援が義務と定められています。そして、外国人への支援は「支援計画」を作成し、この計画に沿って適切に行う必要があります。

初めて特定技能外国人を受け入れる場合は、受入れ企業だけで支援を行うことが難しい場合もあるでしょう。そのようなとき登録支援機関に支援を委託することで外国人の受入れをスムーズに行えるようになります。

そこで、今回の記事では登録支援機関とは何なのか、そして登録支援機関の役割や管理委託の内容、これから特定技能外国人を受入れる企業が、どのような基準で登録支援機関を選べば良いかポイントをご紹介します。

特定技能の登録支援機関とは

登録支援機関は１号特定技能外国人をサポートするために企業や団体から委託を受けて、支援計画の作成をサポートし支援を実行する機関です。監理団体と混合される場合が多いのですが、監理団体は技能実習生のサポートを実施する機関であり、登録支援機関は特定技能のサポートを行うという違いがあります。

企業が特定技能を受け入れる際に、特定技能外国人を自社で受け入れ・管理を行うか、もしくは登録支援機関へ委託するかを選ぶことができます。全く初めて外国人を雇用する場合や、受入れ企業側の人員体制の問題などで自社で支援ができない場合などは、登録支援機関へ委託するという選択になります。

現時点で存在する登録支援機関の数

登録支援機関は全国各地に存在していますが、実際にはどのくらいなのでしょうか。

2024年8月31日現在、登録支援機関簿に掲載されている登録支援機関は9,987件にも上ります。特定技能外国人の増加に伴い、年々増加する傾向にあり、こちらの出入国在留管理庁の登録支援機関(Registered Support Organization)から最新情報を確認できます。

このようにたくさんの登録支援機関がありますが、実際に支援の実績があり活動している機関もありますが、始まったばかりの登録支援機関などもあり、支援の実績や実力には差があるというのも事実です。

そのため確実な支援の体制があり、ノウハウを持った登録支援機関を選ぶためには、複数の登録支援機関を調べて比較することが大切です。

登録支援機関の役割・具体的な業務

登録支援機関は受入れ企業に代わって外国人に対してさまざまなサポートを行います。主な役割は受入れ企業が実施するべき支援計画の全部または一部を請け負って実施することです。

外国人への支援は下の表の10項目が義務的支援と呼ばれ、必ず実施しなければならない支援です。そして任意的支援と呼ばれる外国人が日本で安心して働けるよう、なるべく実施することが望ましい支援もあります。

上記の内容を見ると、非常に量が多いように感じますが、この業務が毎日発生するというわけではないため、基本的に登録支援機関は複数の受け入れ企業と契約を結んでいます。

現実として、受け入れ企業の中には、在留資格の申請や定期届出、随時届出などの書類作成を登録支援機関に丸投げしている企業も少なくありません。しかし、実際には随時・定期届出等の書類作成や管理については受け入れ企業に責任があるため、必ず実施・把握しておくようにしましょう。

登録支援機関へ管理委託は必ず必要か

登録支援機関に関して、受入れ企業からの疑問としてよく聞かれるのが登録支援機関への特定技能外国人の管理委託は必須なのか、という点です。

結論から言えば、受入れ企業の状況から必須であるパターンと、必須でないパターンがあります。

多くの受け入れ企業が誤解しがちな点として、技能実習生や特定技能外国人、技術・人文知識・国際業務を受け入れたことはあるが、２年以下しかないので登録支援機関に管理委託しなくてはいけないのでは？というものがあります。

しかし、実際には数か月でも受け入れ実績があれば自社で特定技能外国人の支援を行うことは可能となっています。また、特定技能外国人を支援する担当者に関しても、知識や経験がなくとも特定技能外国人の支援が実施できる場合は担当者として申請することが可能です。

登録支援機関に管理委託する場合は、特定技能外国人一人当たりに費用がかかり、特定技能外国人が増えれば増えるほど受入れ企業の金銭的負担も増加するという問題点があります。その場合は、特定技能外国人の自社支援を検討するのも一つの方法です。

登録支援機関の選び方

それでは実際に登録支援機関を選ぶ際にはどのような点を確認すれば良いのでしょうか。下記、受入れ企業が登録支援機関を選ぶ際にチェックすべきポイントをまとめました。

ポイント①登録支援機関としてライセンス登録されている

まずは大前提として、登録支援機関としてライセンス登録されているかを確認しましょう。

登録支援機関として登録されると出入国在留管理庁のホームページにある「登録支援機関登録簿」に掲載されます。

登録支援機関登録簿では下記の情報が分かりますので登録支援機関を選ぶ際には必ず確認しましょう。たとえば自社から近い機関、受け入れている外国人の言語にに対応した機関など希望に合わせて探すことができます。

• 登録番号
• 登録年月日
• 氏名又は名称
• 住所、電話番号
• 代表者指名
• 支援を行う事務所の名称、所在地
• 支援業務の内容及び実施方法（義務的支援に加え任意的支援を行っているかどうか）
• 支援業務を開始する年月日
• 相談時応じる体制の概要（対応可能言語）

ポイント②受け入れている外国人の言語に対応できる

登録支援機関を選ぶ際に重要になってくるのが、「対応可能言語」です。特定技能外国人の支援は外国人が理解できる言語で行うことが義務付けられています。（日本語能力が不十分な場合）

そのため、自社で受入れる外国人の言語に対応した登録支援機関を選ぶ必要があります。対応可能な言語は何種類か、各言語を話せるスタッフが何名在籍しているのかも合わせて確認しましょう。また、対応が可能な場合は、支援責任者または支援担当者がいつでも対応ができるのかという点も確認しておくとよいでしょう。

自社支援で通訳翻訳を手配する場合はこちらの記事（【自社支援】特定技能外国人の通訳翻訳はどうしたらいい？方法や費用について詳しく解説）で詳しく解説しています。

ポイント③定期的に受入れ企業を訪問しているか？

登録支援機関の担当者が、定期的に受け入れ企業を訪問しているかも必ずチェックしておきましょう。登録支援機関は外国人が法令に違反せず適正に就労しているか、その他にも何か問題が発生していないか確認する役割を持っています。そのため、登録支援機関は定期的に受入れ企業を訪問する必要があります。

特に義務的支援の「定期的な面談」では登録支援機関の支援責任者が外国人とその上司などと３ヶ月に1回以上面談を行わなければなりません。また、「相談・苦情への対応」として外国人から職業生活、日常生活、社会生活に関する相談や苦情を受けた場合は、その都度、助言や指導を行うこととされています。

定期的な訪問や面談は外国人の職場や日常生活の悩みを解消して、トラブルを未然に防ぎ安定して働き続けるための重要な役割があります。どのような頻度、方法で実施しているのかを必ず確認しましょう。

管理委託したけれど、半年～1年に1回しか担当者が来ない…といったような場合は要注意です。

ポイント④連絡に対し、レスポンスが早い

実際に外国人を雇用していると、いつ、どんなトラブルが発生するか予想できません。そのため何か相談があった場合に、レスポンスの早い登録支援機関を選ぶと安心です。また、連絡手段に素早く連絡が取れるSNSを利用しているかもチェックしておきましょう。

外国人はLINEやWhatsApp、Facebook、InstagramなどのSNSを連絡手段に使用していることが多いようです。登録支援機関の連絡手段が電話とメールだけだと外国人となかなか連絡が取れないという事態が発生する可能性があります。どのような連絡手段を用いているか確認しておきましょう。

ポイント⑤委託内容の料金と内容を明確に掲示している

登録支援機関の支援委託費は登録支援機関が設定することができます。たとえば支援項目ごとに金額を設定している場合や、１カ月あたりの定額制で設定していることもありますが、多くの登録支援機関では、特定技能外国人1名あたりで月額2万円～3万円が多いでしょう。（出入国在留管理庁の統計によれば2.8万円が平均値）

いずれにしてもそれぞれの登録支援機関で料金にばらつきがありますので、複数の登録支援機関の費用を比較することをおすすめします。

その時、一つの支援に対してどんな業務をしてくれるのか詳細まで確認することが重要です。受入れ企業側でも、特定技能外国人の支援はどのようなものがあるのか、そしてその料金に見合った金額なのか？というのを吟味してから決めるとよいでしょう。

思ったより業務の範囲が狭かった、ということがないよう、契約書の内容を必ず確認し、不明点があれば事前に質問するなどしましょう。

登録支援機関になるために必要な手続き

登録支援機関になるためには、下記の要件を満たしている必要があります。

• 支援責任者及び１名以上の支援担当者を選任していること

以下のいずれかに該当すること

• 登録支援機関になろうとする個人又は団体が，２年以内に中長期在留者（就労資格に限る。）の受入れ実績があること
• 登録支援機関になろうとする個人又は団体が，２年以内に報酬を得る目的で，業として，外国人に関する各種相談業務に従事した経験を有すること
• 選出された支援責任者及び支援担当者が，過去５年間に２年以上中長期在留者（就労資格に限る。）の生活相談業務に従事した経験を有すること
• 上記のほか，登録支援機関になろうとする個人又は団体が，これらと同程度に支援業務を適正に実施できると認められていること

また、下記は必須条件となります。

• 外国人が十分理解できる言語で情報提供等の支援を実施することができる体制を有していること
• １年以内に責めに帰すべき事由により特定技能外国人又は技能実習生の行方不明者を発生させていないこと
• 支援の費用を直接又は間接的に外国人本人に負担させないこと
• ５年以内に出入国又は労働に関する法令に関し不正又は著しく不当な行為を行っていないこと

引用：出入国在留管理庁・登録支援機関向け資料より

以上を満たしている場合は出入国在留管理庁へ登録支援機関としての申請を行うことができます。必要書類や手順に関しては、こちらの出入国在留管理庁「登録支援機関の登録申請」より確認が可能です。

また、近年、受入れ企業が登録支援機関のラインセンスを取得したいと相談に来られるケースも増加しています。SMILEVISAではそのようなご相談も可能ですのでお気軽にお問い合わせください。

登録支援機関選びは慎重に

今回は登録支援機関についての概要や、役割、選び方などをご紹介しました。受入れ企業の負担を大幅に削減できる確かな登録支援機関を選ぶためには、複数の登録支援機関を比較することが大切です。

今日ご紹介したチェックポイントを参考に、自社にあった登録支援機関を選ぶようにしましょう。また、自社で支援することもできるため、コストや労力、費用対効果などをよく考えて決めることをおすすめします。

SMILEVISAではこれから特定技能を自社支援で受け入れていきたい、特定技能の管理費を大幅にコストカットしたい、書類の申請を効率化したい！とお考えの受入れ企業様向けの特定技能管理システムを提供しています。

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※本記事は現時点(2024年9月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。